Studie: 57 Prozent der Arbeitgeber in Europa wollen Payroll auslagern

Immer mehr Unternehmen in Europa geben die Lohn- und Gehaltsabrechnung an externe Anbieter: 57 Prozent der Arbeitgeber planen, innerhalb der nächsten drei Jahre Payroll-Software und -Services auszulagern. Bereits heute agieren 50 Prozent so; 2024 waren es noch 45 Prozent. Das zeigt die aktuelle Studie „HR & Payroll Pulse“ von SD Worx, einem führenden europäischen Anbieter für HR- und Payroll-Lösungen. Grundlage ist eine Befragung von 5.936 HR-Verantwortlichen und 16.500 Beschäftigten in 16 europäischen Ländern.

Nur noch 19 Prozent der Organisationen in Europa erledigen ihre Payroll vollständig intern, inklusive Berechnung und Administration. In drei Jahren erwarten die Befragten einen Rückgang auf 14 Prozent. Aktuell kombiniert jede zehnte Organisation eine interne Payroll-Software mit externem Personal. 22 Prozent nutzen eine Software-as-a-Service-Lösung, bei der interne Teams auf spezialisierte Payroll-Software externer Anbieter zurückgreifen.

Managed Payroll Services sind in Europa am weitesten verbreitet

Am häufigsten werden Managed Payroll Services (MPS) genutzt: 44 Prozent der Organisationen verwenden externe Software und ergänzen diese durch punktuelle Unterstützung externer Expert:innen (2024: 35 Prozent). Das Modell ist in Belgien, Italien und den Niederlanden mit jeweils 57 Prozent am stärksten verbreitet, in Deutschland sind es nur 43 Prozent. 47 Prozent der Arbeitgeber:innen wollen MPS innerhalb der nächsten drei Jahre einführen.

Auch Voll-Outsourcing gewinnt an Bedeutung: Europaweit liegt der Anteil derzeit bei sechs Prozent, in Deutschland mit zwölf Prozent bereits deutlich darüber. Bis 2029 dürfte der Anteil europaweit auf 10 Prozent steigen. Das höchste erwartete Wachstum zeigen Belgien, Finnland, Frankreich und die Niederlande mit jeweils 16 Prozent.

Payroll 2026: Self-Service, Training und nachhaltige Prozesse oben auf der Agenda

Während Unternehmen ihre Payroll zunehmend auslagern, investieren sie zugleich in ihre internen Teams. Für 22 Prozent der europäischen HR-Verantwortlichen hat die Schulung und Weiterbildung der internen Payroll-Teams für das Jahr 2026 höchste Priorität. An zweiter Stelle stehen Self-Service-Angebote (21 Prozent), die es Beschäftigten beispielsweise ermöglichen, Gehaltsabrechnungen leichter abzurufen oder Abwesenheiten zu beantragen. Sechs von zehn Mitarbeitenden geben an, dass ihnen solche Möglichkeiten derzeit fehlen.

Ebenfalls 21 Prozent der Organisationen wollen nachhaltigere Payroll-Praktiken etablieren, zum Beispiel durch vollständig digitale Prozesse und energieeffizientere Systeme.

Integration, Compliance und Cybersicherheit werden wichtiger – KI gewinnt an Relevanz

Zu den weiteren Top-Prioritäten für das Jahr 2026 zählt mit 20 Prozent die Systemintegration, also die Anbindung von Payroll an HR-, Finance-, Zeitwirtschafts- und Benefits-Anwendungen. Für jeweils 20 Prozent der Organisationen sind ein stärkerer Fokus auf Datenschutz und Cybersicherheit sowie der Ausbau von Compliance wichtig, um schneller auf neue arbeits- und steuerrechtliche Vorgaben reagieren zu können. Dies unterstreicht die wachsende Komplexität des regulatorischen Umfelds.

Zudem planen 18 Prozent, stärker in KI innerhalb von Payroll-Prozessen zu investieren. Aktuell nutzen HR-Verantwortliche KI vor allem für die Zeit- und Anwesenheitserfassung (31 Prozent), für Reporting und Analysen (28 Prozent) sowie für das Payroll-Management (27 Prozent). Finnland liegt dabei jeweils über dem europäischen Durchschnitt (37, 32 und 37 Prozent).

„Payroll entwickelt sich von einer transaktionalen Backoffice-Aufgabe zu einer strategischen Funktion an der Schnittstelle von HR, Finance und Workforce Management“, sagt Michael Custers, Chief Strategy Officer bei SD Worx. „Die regulatorische Komplexität nimmt zu, und die Anforderungen an Datensicherheit steigen weiter. Deshalb wechseln Organisationen zunehmend von servicegetriebenen Modellen hin zu stärker technologiegetriebenen, integrierten Payroll-Plattformen. Sie erwarten Automatisierung, KI-gestützte Validierung, kontinuierliche Payroll-Prozesse und nahtlose Integrationen in andere Systeme. Das reduziert manuelle Arbeit und verbessert gleichzeitig Geschwindigkeit und Genauigkeit. Gleichzeitig bleiben die Grundlagen entscheidend: Compliance, Genauigkeit und operative Zuverlässigkeit. Deshalb investieren wir weiter in intelligente, autonome Payroll-Prozesse, starke Compliance-Unterstützung und besseres Reporting, damit Organisationen bessere Entscheidungen treffen und eine bessere Employee Experience bieten können.“

Über die internationale Studie „HR & Payroll Pulse“

SD Worx unterstützt als führender europäischer Anbieter Organisationen jeder Größe bei HR- und Payroll-Herausforderungen und führt regelmäßig europaweite Studien durch. Die Studie „HR & Payroll Pulse“ liefert Einblicke, um HR- und Payroll-Strategien weiterzuentwickeln und zukunftsfest aufzustellen.

Die Befragung wurde zwischen dem 27. Januar und 20. Februar 2026 in 16 europäischen Ländern durchgeführt: Belgien, Deutschland, Finnland, Frankreich, Irland, Italien, Kroatien, den Niederlanden, Norwegen, Polen, Rumänien, Serbien, Slowenien, Spanien, dem Vereinigten Königreich und Schweden. Das SD Worx Research Institute befragte insgesamt 5.936 HR-Entscheider:innen sowie 16.500 Beschäftigte. Die Ergebnisse sind pro Land repräsentativ.