Steuersystem größte Herausforderung für Payroll

Da SD Worx elf neue Länder in seinen Payroll Proficiency Index aufgenommen hat, hat sich die Liste der drei führenden Länder, die ihre Payroll-Prozesse mühelos handhaben, grundlegend verändert. Polen führt mit einem Indexpunkt von 71,70 %, gefolgt von Norwegen mit 71,20 % und Spanien mit 70,49 %.

Deutschland (63,60 %) und Dänemark (63,45 %) liegen hinter den Erwartungen zurück. Frankreich belegt mit 63,06 % den letzten Platz im Payroll Proficiency Index. Dies ist hauptsächlich auf die komplexe Gesetzgebung und deren Auswirkungen auf die Lohnabrechnung zurückzuführen.

Die Komplexität der Gesetzgebung hat in der Tat einen großen Einfluss auf den Payroll-Prozess. Ein reibungsloser Ablauf der Lohnabrechnungen hängt stark davon ab, wie oft und wie schnell Änderungen erfolgen und welche Ausnahmeregelungen die Unternehmen berücksichtigen müssen.

Im Durchschnitt sagen 28 % der europäischen Unternehmen, dass sich die Gesetzgebung negativ auf den Payroll-Prozess auswirkt. Dies gilt insbesondere für Frankreich (42 %) und Belgien (42 %), gefolgt von Österreich (32 %) der Schweiz (29 %) und Deutschland (28 %).

Beim Thema Gesetzgebung geben 57 % der europäischen Unternehmen an, dass sie das Steuersystem als die größte Herausforderung im Payroll-Prozess erfahren. Darüber hinaus sorgen das Sozialversicherungssystem (52 %), die Geschwindigkeit der Änderungen der Sozialgesetzgebung (48 %) und die Anzahl der Ausnahmen und Sonderregelungen (47 %) auf verschiedenen Ebenen für die entsprechenden Herausforderungen. Auch die Komplexität der Vorschriften bezüglich Lohnkomponenten (47 %) erlebten die Befragten als Faktor, der die Lohnabrechnungsprozesse erschweren kann.

Auch der Index erhöht die administrative Komplexität von Lohnabrechnungen. Die größten Herausforderungen in diesem Bereich liegen hauptsächlich in der Phase vor der Berechnung, und dies gilt für fast alle Länder.

Insbesondere die Verwaltung von An- und Abwesenheiten (wie z. B. geleistete Arbeitszeit, Überstunden usw.) scheint ein heikler Punkt zu sein: 45 % der Unternehmen bezeichnen dies als einen der fünf komplexesten Prozesse. Allerdings gibt es Technologien, die die Verwaltung hier vereinfachen können, und diese lassen sich problemlos in die Payroll-Software integrieren. Letztes stellt möglicherweise das Problem dar: 42 % der Unternehmen haben Schwierigkeiten bei der Datenerfassung und dem Zugriff auf andere Datenquellen oder deren Integration. Auch die Verwaltung von Verträgen, On- und Offboarding (38 %) und Expertise-Prozesse (37 %) – wie die Lohnabrechnung für Expats – erschweren den Prozess einer reibungslosen Lohnabrechnung. Die Verwaltung von Renten und Versicherungspolicen (36 %), wie eine Gruppenversicherung, erfordern aufgrund der Komplexität regelmäßig besondere Aufmerksamkeit. Eines von drei europäischen Unternehmen ist schließlich mit Hindernissen für die Payroll-Prozesse konfrontiert, wenn die Payroll-Abteilung die Daten vor der Eingabe selbst interpretiert. 

Im Bereich der Technologie stellt der Zugang zu Payroll-Systemen für viele Unternehmen eine Herausforderung dar. Aus dem Index geht hervor, dass weniger als ein Drittel der europäischen Unternehmen (29 %) ausschließlich Cloud-Technologie zur Organisation ihrer Payroll nutzt. Die Niederlande liegen mit 44 % über dem Durchschnitt, gefolgt von Finnland (35 %), Dänemark (33 %) und Schweden (33 %). Spanien und Polen bilden mit jeweils 19 % die Schlusslichter. Allerdings zeigt sich, dass Spanien, wie auch Norwegen, aufholt und daran arbeitet, von On-Premises-Software auf Cloud-Technologie umzusteigen.

Ein Zehntel der befragten Unternehmen nutzt die Kombination aus Cloud- und On-Premises-Software: Payroll-Software, die auf den Servern der Unternehmen selbst betrieben wird.

Fast die Hälfte der europäischen Unternehmen (44 %) verwendet ausschließlich On-Premises-Software. Demgegenüber erkennt zwei Drittel den Mehrwert von Technologie bei den Gesamtkosten für Lohn- und Gehaltsabrechnung. Ein verstärkter Einsatz von Cloud-Technologie führt daher zu einer effizienteren Lohnabrechnung und damit zu einem niedrigeren Preis.

„Die Bedeutung von Technologie im Payroll-Prozess sollte nicht unterschätzt werden“, sagt Claudia Lackner-Schottenberger, Performance Marketeer bei SD Worx. „Insbesondere bei der Datenerhebung und bei der Integration von andere Datenquellen oder dem Zugriff auf diese ist der Effekt von Technologie spürbar. Deshalb ist die Cloud-Technologie so wichtig. Technologie spielt zudem für die steigende Nachfrage nach mehr Flexibilität eine wichtige Rolle. Da die Standardisierung zurückgeht und die Personalisierungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter steigen, wird die Lohnabrechnung komplizierter. Es ist auf jeden Fall positiv, dass die Technologie die Unternehmen dabei unterstützt.“

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