Europäische Unternehmen sind zunehmend zum Payroll-Outsourcing bereit

Die Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen setzt sich europaweit immer mehr durch. Dies ist eine der wichtigsten Erkenntnisse einer groß angelegten Arbeitgeberumfrage, die von SD Worx, einem führenden europäischen HR- und Payroll-Dienstleister, durchgeführt wurde. Sage und schreibe 6 von 10 europäischen Unternehmen beauftragen bereits heute einen Outsourcing-Partner, der sich ganz oder teilweise um ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung kümmert, oder ziehen die Beauftragung eines solchen Anbieters in Betracht. Belgien ist dabei führend: Nur 27 % der belgischen Unternehmen sind bereit, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen vollständig selbst zu verwalten. Die Ursachen dieses Trends sind das sich schnell verändernde Geschäftsumfeld und die komplexe Gesetzgebung.

Während sich die generelle Bereitschaft, HR-Aufgaben auszulagern, seit Anfang 2020 nicht wesentlich verändert hat, wird das Payroll-Outsourcing attraktiver. Vor allem Italien und die Schweiz stechen in diesem Bereich hervor. 2020 haben nur 17 % der italienischen und 6 % der Schweizer Unternehmen ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung ganz oder teilweise ausgelagert. Inzwischen stiegen die Zahlen in Italien auf 26 % und in der Schweiz auf 20 %. Auch in Belgien, Frankreich, den Niederlanden und Großbritannien stieg das Interesse am Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung im Vergleich zum Vorjahr. Die kleinsten Veränderungen zeigen sich in Deutschland mit nur 0,5 % Zunahme und in Irland mit einem Rückgang von 1 %. Rund 43,5 % der europäischen Unternehmen versuchen aktiv, ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu verbessern. Dies geschieht entweder in bereits laufenden oder in kurz- bzw. langfristig geplanten Projekten. Auf der Liste der HR-Bereiche, die sich am besten für das Outsourcing eignen, stieg die Lohn- und Gehaltsabrechnung außerdem von Platz 8 auf Platz 3 auf.Dies lässt sich dadurch erklären, dass HR-Manager diesen Bereich aufgrund der Komplexität der Gesetzgebung einerseits und aus Gründen der Geschäftskontinuität andererseits lieber einem vertrauenswürdigen Partner übergeben. Mehr Outsourcing findet offenbar nur bei der Automatisierung von HR-Prozessen und bei der Einhaltung sozialrechtlicher Vorschriften statt. Beides sind Themen, die den Prozess der Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungsloser gestalten.

Unternehmen in Belgien, Italien, Skandinavien, den Niederlanden, Großbritannien, Frankreich, der Schweiz und Österreich betrachten die Lohn- und Gehaltsabrechnung als einen der fünf wichtigsten HR-Bereiche, in denen Drittanbieter von Vorteil sein können. Die einzigen Länder, in denen das Payroll-Outsourcing nicht zu den fünf wichtigsten Bereichen zählt, sind Polen, Irland, Spanien und Deutschland.

Umfangreiche Outsourcing-Formeln sind gefragt

Wenn man sich die Daten noch etwas genauer ansieht, stellt man fest, dass die durchschnittliche Anzahl europäischer Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung überwiegend oder vollständig auslagern (bzw. in Betracht ziehen, dies zu tun), von 16 % im Jahr 2020 auf 21 % im Jahr 2021 deutlich gestiegen ist.

Darüber hinaus hat die umfassende Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an vertrauenswürdige Partner im vergangenen Jahr in ganz Europa einen großen Zuwachs verzeichnet. Einige interessante Erkenntnisse aus den unten stehenden Daten: Belgien ist nach wie vor führend bei der Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen, in der Schweiz haben sich die Zahlen verdreifacht, und Irland ist das einzige Land in der Umfrage, in dem die umfassende Auslagerung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen zurückgegangen ist.

Gute Voraussetzungen für das Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Warum wird das Outsourcing von Lohn- und Gehaltsabrechnungen immer beliebter? „Dafür gibt es unterschiedliche Erklärungen“, so Maria Macho, Geschäftsführerin bei SD Worx. „Zunächst eröffnet das Payroll-Outsourcing Raum für strategischere Projekte. Von der Talentakquise bis hin zu Schulung und Entwicklung können sich die meisten HR-Teams viele Möglichkeiten vorstellen, wie sie nach Ende der Pandemie ihre Zeit effektiver investieren als in die repetitive, arbeitsintensive Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zweitens bietet das Outsourcing Sicherheit in hektischen Zeiten. Technologische Fortschritte und cloudbasierte Dienste garantieren sichere und leicht zugängliche Daten für Remote-Mitarbeiter, während Ihr Partner sich um die Einhaltung neuer Regeln und Vorschriften kümmert – egal wo Sie geschäftlich tätig sind. Und schließlich gibt es noch einen menschlichen Faktor. Die Auslagerung einiger (oder aller) der mühsamsten und fehleranfälligsten Lohn- und Gehaltsabrechnungsaufgaben fördert den Teamgeist in einer Abteilung, die seit Jahren unter ständigem Druck steht.“

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Über die Arbeitgeberbefragung

Die Online-Umfrage „The Future of Work and People in Europe 2021“ wurde im Juni 2021 durchgeführt. SD Worx erreichte mit seiner Umfrage im Laufe mehrerer Wochen fast 3.000 Unternehmen in 12 europäischen Ländern/Regionen (Belgien, Niederlande, Frankreich, Italien, Spanien, Irland, Deutschland, Österreich, Schweiz, Polen, Großbritannien und Skandinavien). Die an der Umfrage teilnehmenden Firmen stammten aus allen vier Wirtschaftszweigen und reichten von Kleinunternehmen (mit weniger als 100 Mitarbeitern) bis hin zu Großunternehmen (mit mehr als 1.000 Mitarbeitern).