SD Worx Online-Datenschutzerklärung

Letzte Aktualisierung: 25. Mai 2018

Ihre Privatsphäre ist für SD Worx entscheidend. Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten erheben, verwenden, verarbeiten und offenlegen und wie Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, diese ändern oder löschen können.

1. Für welche Dienste gilt diese Online-Datenschutzerklärung?

1.1. Geltungsbereich

Die vorliegende Online-Datenschutzerklärung gilt für alle Websites und Portale von SD Worx, die Zugang zu unseren Online-Diensten bieten und auf diese Online-Datenschutzerklärung verweisen.

In dieser Mitteilung fallen unter den Begriff „SD Worx“ die SD Worx Group NV, Brouwersvliet 2, 2000 Antwerpen und alle anderen SD Worx Unternehmen, deren Websites und Portale auf diese Online-Datenschutzerklärung verweisen.

1.2. Datenverantwortlicher

Das SD Worx Unternehmen, deren Website oder Portal Sie besuchen, ist Ihr Datenverantwortlicher und ist als solcher in Übereinstimmung mit unseren Datenschutzstandards, dieser Datenschutzerklärung sowie der geltenden Gesetzgebung für die Erhebung, Verwendung, Offenlegung, Speicherung und den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich.

1.3. Außerhalb des Geltungsbereichs

Die personenbezogenen Daten, die wir für Ihren Arbeitgeber als Kunde von SD Worx in Bezug auf die von uns erbrachten Personal- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen verarbeiten, unterliegen einer separaten Datenverarbeitungsvereinbarung, die wir mit Ihrem Arbeitgeber abgeschlossen haben. Diese Datenverarbeitungsvereinbarung ist integraler Bestandteil der Dienstleistungsvereinbarung mit Ihrem Arbeitgeber und garantiert Ihnen, dass wir Ihre personenbezogenen Daten nur im Auftrag unseres Kunden (Ihres Arbeitgebers) erheben und verarbeiten.

Bei Fragen zu den personenbezogenen Daten, die uns von Ihrem Arbeitgeber im Rahmen der von uns erbrachten Personal- und Gehaltsabrechnungsdienstleistungen bereitgestellt werden, oder zu Ihren Datenschutzrechten als Mitarbeiter setzen Sie sich bitte mit Ihrer Personalabteilung in Verbindung.

2. Welche Daten erheben wir von Ihnen?

2.1. Daten, die uns von Ihnen oder Ihrem Arbeitgeber zur Verfügung gestellt werden

Wir erfassen personenbezogene Daten, die Sie uns zur Verfügung stellen, wenn Sie unsere Websites nutzen, ein Kontakt- oder Downloadformular ausfüllen, sich für einen Newsletter eintragen, sich für eine Veranstaltung, Schulung oder ein Webinar anmelden oder wenn Sie anderweitig mit uns korrespondieren.

Wir erfassen ebenfalls personenbezogene Daten, wenn wir ein Nutzerkonto erstellen, mit dem Sie auf unsere Online-Dienste zugreifen können.

Von Ihnen oder von Ihrem Arbeitgeber bereitgestellte personenbezogene Daten sind unter anderem:

  • Alle Daten, die Sie uns über ein Online-Formular, wie bei der Anmeldung zu einem Newsletter, einer Veranstaltung oder zu einer Schulung auf der Website zur Verfügung stellen,
  • Identifikationsdaten wie Ihr Name und Nutzername,
  • Kontaktdaten, um mit Ihnen zu kommunizieren, wie Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer,
  • Daten, die wir verwenden, um den Zugang zu unseren Online-Diensten zu sichern, wie z. B. Ihr Passwort oder andere Authentifizierungsdaten,
  • andere Inhalte, die Sie generieren oder uns in Verbindung mit Ihrem Konto bereitstellen (z. B. ein Bild auf Ihrer Nutzerprofilseite, Kommunikationseinstellungen oder Supportanfragen).

2.2. Daten, die automatisch von uns erhoben werden

  • Verhaltensinformationen
    Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verfügung stellen, können wir Ihre Interaktionen mit SD Worx Websites, Landing Pages und E-Mails verfolgen. Unsere Technologie respektiert die Nicht-Verfolgen-Funktion (Do Not Track) in Browsern, sodass Sie diese Funktion in Ihrem Browser aktivieren können, wenn Sie nicht möchten, dass Ihre Aktivitäten verfolgt werden können.
  • Cookies
    Wir verwenden auch „Cookies“ (kleine Textdateien, die von Ihrem Computer bei jedem Besuch unserer Website gesendet werden), um Daten zu erfassen oder zu speichern. Wenn wir Cookies verwenden, verwenden wir Sitzungs-Cookies (die gelöscht werden, wenn Sie Ihren Browser schließen) oder dauerhafte Cookies (die so lange gespeichert werden, bis sie von Ihnen oder Ihrem Browser gelöscht werden). Beispielsweise verwenden wir Cookies, um Ihre Sprachpräferenzen oder andere Einstellungen zu speichern, damit Sie diese nicht jedes Mal neu einrichten müssen, wenn Sie unsere Websites, Portale oder Anwendungen besuchen. Einige der von uns verwendeten Cookies sind mit Ihrem Profil verbunden (einschließlich Sie betreffende Informationen, wie z. B. Ihre E-Mail-Adresse) und andere Cookies sind es nicht. Nähere Informationen darüber, wie wir Cookies verwenden und wie Sie Cookies deaktivieren können, finden Sie in unserer Cookie-Erklärung.
  • Geräteinformationen
    Wir erheben Daten über das Gerät, das Sie beim Besuch unserer Websites, Portale und Anwendungen verwenden. Dazu gehören Informationen wie Gerätetyp, Betriebssystem, Version ... Diese Informationen helfen uns, bei Problemen den besten Support zu bieten und die am häufigsten verwendeten Browser und Betriebssysteme zu unterstützen.
  • Sicherheitsinformationen
    Wir protokollieren Nutzeraktivitäten, um unzulässiges oder arglistiges Verhalten zu erkennen, wie z. B. Nutzer-An- und -Abmeldeereignisse, Passwortrücksetzungen oder Änderungen der Zugriffsrechte.

3. Wie verwenden wir diese Informationen?

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten zu verschiedenen Geschäftszwecken und in Übereinstimmung mit verschiedenen rechtlichen Verarbeitungsgrundlagen, einschließlich zur Abwicklung des Vertrags mit Ihrem Arbeitgeber und um Ihnen unsere Dienste bereitzustellen, zur Erfüllung unserer gesetzlichen Verpflichtungen, zur Verfolgung unserer berechtigten Interessen oder auf Basis Ihrer Einwilligung.

3.1. Um den bestimmten Zweck zu verfolgen, für den Sie uns die Daten zur Verfügung gestellt haben

Wenn Sie ein Formular zum Herunterladen eines Whitepapers ausfüllen, verwenden wir die Informationen, um Ihnen eine E-Mail zum Herunterladen des Whitepapers zu senden, oder wenn Sie ein Kontaktformular ausfüllen, verwenden wir die Informationen, um Ihnen die Antwort auf Ihre Frage zu geben.

3.2. Um Kunden über andere relevante Lösungen, Veranstaltungen oder Umfragen von SD Worx zu informieren

Wenn Sie ein Kunde sind oder werden, können wir Ihre Daten verwenden, um Ihnen Informationen über andere interessante Lösungen, Einladungen zu Veranstaltungen oder Umfragen zuzusenden, um unsere Dienste zu verbessern.

Sie können jederzeit Ihre Einwilligung zu unserer gesamten Marketingkommunikation widerrufen oder Ihre Einstellungen über die von uns an Sie gerichteten E-Mails ändern.

3.3. Um Ihre Erfahrungen auf unseren Websites, Portalen und Anwendungen individuell anzupassen

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten, um unsere Websites, Portale und Anwendungen auf Grundlage Ihrer Nutzung und Präferenzen individuell anzupassen und Ihnen damit ein gutes Nutzererlebnis zu gewährleisten.

3.4. Um unsere Websites, Portale und Anwendungen zu verbessern

Wir erheben aggregierte Analysedaten unserer Websites, Portale und Anwendungen, um unsere digitalen Plattformen kontinuierlich zu optimieren. Wir stellen sicher, dass alle Daten, die wir zu diesem Zweck erheben, anonymisiert sind.

3.5. Um Analysen durchzuführen und Marktforschung zu betreiben

Darüber hinaus nutzen wir aggregierte Daten für Analysen wie Trendanalysen, Marktforschung und Prognosen.

3.6. Um Zugang zu unseren gesicherten Portalen und Anwendungen zu gewähren und die Sicherheit und Funktionsfähigkeit unserer Online-Dienste zu garantieren

Wir verwenden Ihre personenbezogenen Daten wie E-Mail-Adresse und Passwort, um Ihnen Zugang zu den Portalen und Anwendungen zu gewähren, für die Sie über die entsprechenden Rechte verfügen. Wir ergreifen die notwendigen Maßnahmen, um sicherzustellen, dass diese Art von Daten ordnungsgemäß geschützt ist und, dass Unbefugte keinen Zugriff auf Ihr Profil erhalten (z. B. durch Zwei-Faktor-Authentifizierung). Darüber hinaus verwenden wir die Informationen in unseren Sicherheitsprotokollen, um die Sicherheit unserer Online-Dienste zu überwachen und unzulässige oder arglistige Aktivitäten rechtzeitig zu erkennen.

4. Wie können Sie auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, sie kontrollieren und löschen?

Wir respektieren Ihr Recht, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und diese zu berichtigen sowie die Löschung oder Einschränkung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wie es das geltende Recht vorschreibt:

  • Sie haben das Recht zu erfahren, welche personenbezogenen Daten wir speichern
  • Sie können uns auffordern, Ihre Daten zu aktualisieren, wenn Ihre personenbezogenen Daten unvollständig oder falsch sind
  • Sie können die Löschung oder Einschränkung der Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten beantragen
  • Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen

Wenn Sie ein Nutzerkonto haben, können Sie einige Kontaktinformationen und Einstellungen selbst über unser Präferenzzentrum oder unsere Portale abrufen und ändern.
Um auf andere Datenkategorien zuzugreifen, sie zu kontrollieren oder zu löschen, können Sie sich an SD Worx wenden, indem Sie den Anweisungen im folgenden Abschnitt Kontakt folgen.

5. Wie lange speichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir bewahren Ihre Daten nur so lange auf, wie sie für unsere geschäftlichen und betrieblichen Aktivitäten oder für andere wesentliche Zwecke wie die Erfüllung unserer rechtlichen Verpflichtungen, die Beilegung von Streitigkeiten und die Durchsetzung unserer Richtlinien relevant sind. Dies gilt auch für jeden Dritten, mit dem wir Ihre Daten teilen und der in unserem Auftrag Dienstleistungen erbringt.

Die folgenden Kriterien können die effektiven Aufbewahrungsfristen beeinflussen:

  • Wie lange werden die personenbezogenen Daten benötigt, um unsere Online-Dienste anzubieten? Dazu gehören die Aufrechterhaltung und Verbesserung der Leistung unserer Produkte, die kontinuierliche Sicherheit unserer Systeme und die Pflege angemessener Geschäftsunterlagen.
  • Sind wir aus rechtlichen, vertraglichen oder ähnlichen Gründen verpflichtet, Ihre personenbezogenen Daten zu speichern? Beispiele hierfür sind zwingende Gesetze zur Vorratsdatenspeicherung, behördliche Anordnungen zur Aufbewahrung von Daten, die für eine Untersuchung relevant sind, oder personenbezogene Daten, die für die Zwecke von Rechtsstreitigkeiten aufbewahrt werden.
  • Haben Sie eine Einwilligung für eine längere Aufbewahrungsfrist erteilt? In diesem Fall speichern wir die Daten entsprechend Ihrer Einwilligung.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr aufbewahren müssen, entfernen wir sie entweder aus unseren Systemen oder anonymisieren sie so, dass wir Sie nicht mehr identifizieren können.

6. An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an andere Mitglieder der SD Worx Group und an Dritte weitergeben.

Wir geben Daten nur an Dritte weiter, die wir zur Verarbeitung von Daten in unserem Auftrag (Datenverarbeiter) auf der Grundlage unserer Anweisungen und in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und dieser Online-Datenschutzerklärung beauftragen. Bei der Offenlegung personenbezogener Daten werden wir versuchen, die Menge der von uns offen gelegten personenbezogenen Daten so gering wie möglich zu halten, um den angegebenen Zweck zu erreichen.

Wir werden Ihre Daten niemals ohne Ihre Zustimmung an Dritte für deren Marketing- und Werbezwecke verkaufen oder weitergeben.

Wir können Informationen weitergeben, wenn wir der Meinung sind, dass eine Offenlegung angemessener Weise notwendig ist, um einem Gesetz, einer Verordnung oder einer rechtlichen Aufforderung nachzukommen:

  • an Strafverfolgungsbehörden, Regierungsbehörden oder autorisierte Dritte als Reaktion auf eine verifizierte Anfrage oder ein gerichtliches Verfahren im Zusammenhang mit einer strafrechtlichen Untersuchung oder einer angeblichen oder vermuteten illegalen Aktivität oder einer anderen Aktivität, die uns, Sie oder andere unserer Nutzer einer rechtlichen Haftung aussetzt.
  • an Dritte, die in ein Gerichtsverfahren involviert sind, wenn sie uns eine Vorladung, einen Gerichtsbeschluss oder eine ähnliche Rechtsgrundlage vorlegen, oder wir anderweitig im guten Glauben davon ausgehen, dass die Offenlegung der Daten notwendig ist, um Personenschäden oder finanzielle Verluste zu verhindern oder um vermutete ungesetzliche Handlungen zu melden.

7. Wie schützen wir Ihre Daten?

Wir verpflichten uns, Ihre Daten zu schützen und haben ein Team von Sicherheitsexperten eingestellt, das die von uns ergriffenen Sicherheitsmaßnahmen überwacht. Wir verfügen über ein Informationssicherheitsprogramm und implementieren und aktualisieren kontinuierlich administrative, technische und physische Sicherheitsmaßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust, Zerstörung oder Änderung zu schützen. Dazu gehören Sicherheitsvorkehrungen wie Firewalls und Datenverschlüsselung, physische Sicherheit und Datenzugangskontrollen.

Bitte beachten Sie, dass auch Sie Maßnahmen ergreifen sollten, um Ihre personenbezogenen Daten im Internet zu schützen. Wählen Sie ein sicheres Passwort und verwenden Sie nicht das gleiche Passwort wie auf anderen Websites. Geben Sie Ihr Passwort an niemanden weiter. SD Worx fragt Sie niemals nach Ihrem Passwort in einem unaufgeforderten Telefonat oder in einer unaufgeforderten E-Mail.

Verlassen Sie sich nicht nur auf Ihr Passwort und nutzen Sie die starken Authentifizierungsmechanismen, die wir Ihnen zur Verfügung stellen. Denken Sie auch daran, sich von der Website abzumelden und Ihr Browserfenster zu schließen, wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben.

8. Änderungen dieser Online-Datenschutzerklärung

SD Worx behält sich das Recht vor, diese Online-Datenschutzerklärung in Übereinstimmung mit dieser Bestimmung von Zeit zu Zeit zu ändern, um Änderungen der Datenschutzpraktiken oder neue Datenschutzpraktiken zu berücksichtigen. Wenn wir Änderungen an dieser Online-Datenschutzerklärung vornehmen, werden wir die überarbeitete Erklärung auf unseren Websites veröffentlichen und das Datum der „Letzten Aktualisierung“ am Anfang dieser Online-Datenschutzerklärung aktualisieren.

9. Eskalation zur Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, eine Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde einzureichen, wenn Sie glauben, dass wir die Datenschutzbestimmungen nicht eingehalten haben. Für SD Worx Group NV können Sie sich an die belgische Datenschutzbehörde wenden, Drukpersstraat 35, 1000 Brüssel, +32 (0)2 274 48 00 commission@privacycommission.be - www.privacycommission.be

10. Kontakt

Wenn Sie Fragen oder Beschwerden zu dieser Datenschutzerklärung oder zu diesem Thema haben, können Sie uns jederzeit unter privacy@sdworx.com kontaktieren.

Wenn Sie Kunde sind und Fragen zum Datenschutz haben, können Sie sich an Ihren Ansprechpartner bei SD Worx wenden.